Resurssit
KYC - Tunne asiakkaasi
Roaringpalveluiden avulla voit kerätä, tarkistaa ja valvoa asiakastietoja ja varmistaa, että noudatat lakisääteisiä vaatimuksia.
Mikä on KYC?
Viranomaisten tiukentaessa rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa lainsäädännön noudattamista koskevat vaatimukset ovat lisääntyneet niiden yritysten osalta, joihin lait ja asetukset vaikuttavat. Yksi niistä on asiakastietojen hankkiminen, dokumentointi ja arviointi, jota kutsutaan nimellä KYC tai Know Your Customer. Vaatimusten noudattamiseen pakotettuja toimialoja ovat pankit ja rahoituslaitokset sekä tilintarkastus- ja kirjanpito-, uhkapeli-, vakuutus-, laki- ja kiinteistöalan yritykset.
Tunne asiakkaasi tai lyhyesti KYC tarkoittaa, että sinun on tiedettävä, kuka asiakkaasi on, millaista liiketoimintaa hän harjoittaa ja millaista tuotetta tai palvelua hän tarvitsee sinulta. Yrityksen on siis selvitettävä asiakkaan henkilöllisyys ja suoritettava erilaisia tarkastuksia ja seulontoja, jotta liikesuhteesta voidaan laatia yleinen riskiarvio.
Seulonnat ja tarkastukset edellyttävät tietojen keräämistä erilaisista luetteloista ja rekistereistä, kuten pakoteluetteloista, PEP-tiedoista (poliittisesti vaikutusvaltaisia henkilöitä koskevat tiedot) ja tosiasiallisia edunsaajia koskevista tiedoista. Lisäksi yritysten on todennäköisesti täydennettävä tiedonkeruuta seurantakysymyksillä, jotta yrityksestä saadaan kokonaiskuva. Kysymyksiin voi kuulua esimerkiksi se, käsitteleekö asiakkaasi käteismaksuja, käykö hän kauppaa kryptovaluutoilla tai harjoittaako hän liiketoimintaa EU:n ulkopuolella ja niin edelleen.
-
"Potentiaaliset asiakkaamme voivat nyt rekisteröityä ja tulla asiakkaiksi 100-prosenttisesti digitaalisesti ilman fyysisiä lomakkeita tai etanapostia."
Carl Lönndahl, Nordnet
-
"Voimme nyt kerätä kaikki tarvitsemamme tiedot kulissien takana, mikä mahdollistaa reaaliaikaisiin asiakastietoihin perustuvan valvonnan ja riskianalyysin."
Amalia Lundin, PE Kirjanpito
-
"Siirtyminen manuaalisesta prosessista täysin automatisoituun prosessiin tietojen avulla on parantanut asiakaskokemusta merkittävästi."
Jenny Sjövall, SPP
Mitkä seulonnat ja tarkastukset ovat pakollisia KYC -prosessissa?
Riippumatta siitä, millä alalla yrityksesi toimii, kuka asiakas on ja mitä liiketoimintaasi harjoitat, tietyt tarkastukset on ehdottomasti suoritettava ja dokumentoitava. Niitä ovat mm:
Asiakkaan tunnistaminen.
Asiakkaan verotuksellinen kotipaikka.
Liiketoimintasuhteesi luonne ja tarkoitus asiakkaan kanssa.
Yrityksen edustajan PEP- (ja RCA-) aseman tarkistaminen.
Yrityksen edustajan sanktioluetteloiden tilan tarkistaminen.
Yrityksen tosiasialliset edunsaajat tarkistetaan.
Yrityksen toiminnan rakenteen tarkastaminen sen selvittämiseksi, onko se niin monimutkaista, että voidaan epäillä rahanpesun tai terrorismin rahoituksen riskiä.
PEP-tarkastus - poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö
Rahanpesulaki edellyttää, että sinun on tarkistettava, onko asiakas tai potentiaalinen asiakas niin sanottu poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö, jota kutsutaan myös PEP:ksi. PEP:ksi luokitellut henkilöt ovat joko poliittisesti alttiissa asemassa olevia henkilöitä, vaihtoehtoisesti valtiossa, valtionyhtiöissä tai kansainvälisissä järjestöissä korkeassa asemassa olevan henkilön lähisukulaisia tai läheisiä työntekijöitä. Sukulaisista tai lähiesimiehistä käytetään usein nimitystä RCA (Relatives and Close Associates). PEP tarkastetaan yleensä yrityksen edustajien, kuten hallituksen jäsenten ja tosiasiallisen omistajan, osalta. Lue lisää.
Pakotelistojen seulonta
EU, YK ja OFAC laativat muun muassa pakoteluetteloita, joissa luetellaan henkilöitä tai organisaatioita, jotka liittyvät rahanpesuun, terrorismin rahoitukseen, korruptioon ja/tai terrorismiin. Liiketoimintasuhteen aloittaminen pakotelistalla olevien henkilöiden tai organisaatioiden kanssa on ehdottomasti kielletty. Lisäksi sinun on aina ilmoitettava poliisille, jos pakotelistalla oleva henkilö ottaa sinuun yhteyttä. Lue lisää.
Todellisten edunsaajien tarkistaminen
Yrityksen tosiasiallisia edunsaajia koskevien tietojen kerääminen on toinen keskeinen tekijä KYC -prosessissa. Tosiasiallinen edunsaaja on henkilö, joka viime kädessä omistaa oikeushenkilön (esim. yrityksen) tai hallitsee sitä. Tosiasiallinen edunsaaja on aina yksittäinen henkilö, joka on rekisteröity esimerkiksi Ruotsissa asianmukaisiin viranomaisiin. Kun aloitat liikesuhteen yrityksen tai organisaation kanssa, sinun on selvitettävä, kuka omistaa yrityksen tai organisaation tai kenellä on yli 25 prosentin päätösvalta. Tosiasiallisen omistajan rekisteröintivelvollisuudesta vapautettuja ovat valtion tai kunnan toiminta, säännellyillä markkinoilla noteeratut yritykset ja yksittäiset yritykset. Lue lisää.
Vaihtoehtoisten edunsaajien tarkistaminen
Vaihtoehtoinen tosiasiallinen edunsaaja on henkilö, joka omistaa yrityksen, yhdistyksen tai muunlaisen oikeushenkilön tai käyttää siinä määräysvaltaa (mutta ei siinä laajuudessa, joka vaaditaan tosiasialliseksi edunsaajaksi ilmoittamiseen), tai henkilö, jolla on määräysvalta yrityksessä hallituksen jäsenyyden kautta. Jos henkilö omistaa alle 25 prosenttia, häntä pidetään vaihtoehtoisena tosiasiallisena edunsaajana. Lue lisää.
Henkilöllisyyden tarkastus
Vaatimus asiakkaan tunnistamisesta tarkoittaa sitä, että yrityksen on kysyttävä asiakkaan nimeä ja muita mahdollisesti merkityksellisiä tietoja, jotta se voi sitten tarkistaa ne jonkinlaisen henkilöllisyysasiakirjan avulla. Esimerkkejä voivat olla ajokortti, passi tai muunlainen henkilöllisyystodistus.
Joissakin tapauksissa voi myös olla tärkeää tarkistaa allekirjoittajakelpoisuus ennen asiakassuhteen aloittamista, jotta voidaan varmistaa, että sopimus tehdään oikean henkilön kanssa.
KYC kysymykset
Asiakkaasta saatavien tietojen lisäksi on usein esitettävä lisäkysymyksiä. Näitä voivat olla esimerkiksi kysymykset liikesuhteen tarkoituksesta ja luonteesta, lisätietoja asiakkaan liiketoiminnasta, maista, joissa liiketoimintaa harjoitetaan, pääoman alkuperästä, siitä, käsitteleekö yritys käteistä vai ei, jne.
Olemme kehittäneet osoitteessa Roaring valmiita kysymysmalleja asiakastietoa varten toimialan mukaan, ja niitä voidaan käyttää API:n tai verkkoalustamme kautta. Lue lisää.
Verotuksellinen kotipaikka
Verotuksellisella kotipaikalla tarkoitetaan maata, jossa asut pysyvästi, maksat veroja ja ilmoitat tulosi; yleensä asuin- tai työpaikkasi. Verotuksellinen kotipaikka ei kuitenkaan välttämättä ole sama kuin paikka, jossa olet rekisteröity.
Muut huomionarvoiset tarkastukset
KYC tarkastusten on perustuttava sekä yleiseen että asiakaskohtaiseen riskinarviointiin. Sen vuoksi voi vaihdella, mitä KYC -prosessiin sisältyy.
Muita kuin edellä mainittuja tietoja, joilla voi olla merkitystä tarkastuksen kannalta, ovat muun muassa seuraavat:
Omistusrakenne ja tiedotus
Taloudelliset tiedot
Luottoluokitus ja arviointi
AML-rekisteri
Yrityksen toiminta
Oletko valmis aloittamaan?
Ota yhteyttä ja kerro, miten Roaring voi helpottaa työelämääsi.